De FBI centraliseert de opslag van records die door robots moeten worden beheerd

[ad_1]

WINCHESTER, Virginia – De robots van de FBI zijn aangekomen in Virginia. En ze zijn klaar om gevoerd te worden.

In het spelonkachtige nieuwe Central Records Complex van het Bureau in Winchester is een team van geautomatiseerde robots op wielen plichtsgetrouw begonnen met de enorme taak om miljoenen papieren documenten van FBI-kantoren in het hele land te archiveren.

De 25.000 vierkante meter grote faciliteit, gelegen op ongeveer 90 minuten van Washington, DC, zal de opslag van vrachtwagenladingen met gearchiveerde documenten consolideren die nu zijn ondergebracht in elk van de 56 veldkantoren van de FBI en andere locaties.

Het werk aan het magazijn van $ 135 miljoen begon eind 2017. Het complex werd eerder dit jaar geopend en in juni begon het personeel met het laden van de eerste records in speciaal ontworpen bakken om door robots te worden vervoerd naar verduisterde, klimaatgecontroleerde ruimtes voor veilige bewaring en gemakkelijk terug te vinden.

Het nieuwe Central Records Complex van de FBI in Winchester, Virginia, zal meer dan twee miljard pagina’s aan records huisvesten als het over twee jaar volledig operationeel is. De 25.000 vierkante meter grote faciliteit schakelt robots in om de bestanden van 56 veldkantoren en andere opslaglocaties te helpen beheren

Het magazijncomplex en zijn ultramoderne geautomatiseerde opslag- en ophaalsysteem is een van de grootste ter wereld, met een capaciteit van meer dan 360.000 bakken, elk ongeveer zo groot als een koffer. De National Archives and Records Administration (NARA) werkte samen met de FBI aan het ontwerp en de normen van de faciliteit.

“Het gebruik van innovatieve technologie om deze bestanden op één enkele locatie te consolideren, betekent niet alleen een enorme kostenbesparing, maar zal de FBI ook helpen haar missie zo effectief mogelijk uit te voeren”, aldus Arlene Gaylord, adjunct-directeur van de Information Management Division (IMD).

Informatie in dossiers wordt vaak gezocht door agenten, onderzoekers, openbare aanklagers en zelfs leden van het publiek via verzoeken om vrijheid van informatie en privacywetgeving (FOI / PA). Bij verzoeken worden de originele bestanden gedigitaliseerd en teruggestuurd. Tot nu toe zouden die dossierverzoeken worden verspreid onder individuele kantoren en hun personeel. Alles onder één dak hebben, samen met toegewijde staf en een leger robots om te bieden, zal de last voor veldkantoren verlichten en het ophalen van bestanden efficiënter maken.

“Alle dossiers bij elkaar hebben en gemakkelijk toegankelijk zijn, is een belangrijke stap in de zoektocht van IMD om een ​​leider te worden op het gebied van informatiebeheer, om de FBI en het Amerikaanse volk zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn”, zei Gaylord, die linguïst was voor de FBI in San Diego in de jaren 90 en speelde een vroege rol in de poging om FBI-records te digitaliseren, een inspanning die informeel ‘kilometers aan bestanden’ wordt genoemd.

De enorme hoeveelheid papieren documenten – waarvan sommige teruggaan tot de vroegste dagen van het Bureau – maakte digitalisering op grote schaal onhaalbaar, hoewel alle verzoeken om bestanden elektronisch worden gedaan. IMD-medewerkers schatten dat er in totaal ongeveer 117 lineaire mijlen papier op weg zijn naar het Central Records Complex, of bijna twee miljard pagina’s. Volgens een schatting zou het digitaliseren van alles – bij het huidige personeelsbestand – meer dan 40 jaar duren. Het duurt naar verwachting twee jaar om alle papieren documenten naar Winchester te sturen en die vervolgens in bakken te voeren zodat de robots ze kunnen opbergen. Elke dag deponeren robots ongeveer 26 pallets met bestanden – het equivalent van een tractor-oplegger – in het opslagrooster nadat meerdere medewerkers de inhoud van elk bestand hebben bevestigd.

De drang naar een beter archiefbeheer begon in de vroege jaren 2000 toen het Nationaal Archief nieuwe voorschriften publiceerde voor het beheer van federale records. Congresfinanciering en autoriteit kwamen later, in 2014, toen het Bureau groen licht kreeg om samen met de General Services Administration een nieuwe faciliteit te bouwen. Ter voorbereiding op de overgang hebben IMD-medewerkers veldkantoren getraind in het voorbereiden van al hun bestanden voordat ze in dozen worden verpakt, op pallets worden geplaatst en naar Winchester worden verzonden.

“Om het gebouw klaar te hebben en om hier elke dag naar binnen te lopen en te werken, is het echt spannend”, zegt Teresa Fitzgerald, een voormalig medewerker van het Archief die in 2003 bij het Bureau kwam en het grootste deel van haar FBI-carrière heeft voorbereid. voor deze overgang.

Bestanden worden verpakt en geregistreerd en op transportbanden ingevoerd in het Central Records Complex in Winchester, Virginia.  Het complex van $ 135 miljoen werd in 2020 geopend om FBI-bestanden te huisvesten.

Bestanden worden verpakt in bakken en geregistreerd en aangevoerd op transportbanden, die leiden naar een spelonkachtig klimaatgecontroleerd opslagmagazijn waar meer dan 360.000 bakken automatisch kunnen worden gestapeld en opnieuw gestapeld tot 16 bakken hoog.

In het nieuwe complex werken ongeveer 500 mensen. Aangezien robots het zware werk van het deponeren en ophalen van opslaglocaties met bestanden aankunnen, hebben de bewuste wezens van IMD meer tijd om te bepalen welke bestanden moeten worden bewaard en welke moeten worden gepland voor vernietiging, in overeenstemming met de NARA-richtlijnen.

“Door te zorgen voor die ondergeschikte taak van opslaan en terughalen, kunnen we mensen vrijmaken met de expertise om zaken te doen als het plannen en verwijderen van records”, aldus James Klipfer, hoofd van de afdeling Technologie-innovatie van het Bureau.

En hoewel een paar particuliere handelsmagazijnen vergelijkbare automatische opslagsystemen hebben als onderdeel van hun distributiesystemen, zei Klipfer dat hij niet op de hoogte is van andere overheidsfaciliteiten zoals het Central Records Complex.

Dit is hoe ze werken: bakken met producten worden 16 hoog gestapeld in een uitgebreid stalen rooster dat de robots doorkruisen door de X-, Y- en Z-coördinaten te volgen. Wanneer een robot wordt opgeroepen, haalt hij een aangevraagde bak op en deponeert vervolgens alle bakken die hij tijdens het proces heeft verplaatst, waarbij hij hun nieuwe coördinaten bijhoudt. Na verloop van tijd blijven de meest gevraagde records bovenaan het raster en zinken andere bestanden naar lagere posities, wat voor hun eigen efficiëntie zorgt.

Kisten worden elke dag gesloten, waardoor een gestage stroom papier wordt gegarandeerd die veilig moet worden opgeslagen of gepland voor vernietiging. Het nieuwe complex is ontworpen om in de behoefte te voorzien. “Het is zo groot dat het de mogelijkheid heeft om nieuwe dossiers op te nemen zodra ze worden gesloten,” zei Fitzgerald.

.

[ad_2]

Plaats een reactie